2019年からのコロナ禍で急速に普及したテレワーク。
政府は原則7割の業務をテレワーク化するよう推奨していますが、実際は約1/4の企業しか導入していません。
テレワークではオフィス勤務とはガラッとシステムや環境が変わるため、大多数の中小企業はテレワークを導入していないのが紛れもない事実です。
実際に、テレワークを行う場合はどうすればよいのか、分からない方も多いのではないでしょうか。
今回は、従業員・企業・社会の3つの視点からテレワークのメリット・デメリット、実際の対処法をご紹介します。
目次
従業員にとってテレワークするメリット・デメリット
まずは従業員にとってのテレワークを行うメリット・デメリットをご紹介します。
【従業員】テレワークをする3つのメリット
満員電車のストレス軽減
テレワークでは通勤が不要なので満員電車に揺られ、他人と密着したり、身動きが取れないといったストレスから解消されます。
また、交通機関の遅延による遅刻や欠勤など、時間に左右されるリスクもありません。
通勤ラッシュ時の電車は、ほとんどの学生や社会人がストレスを感じるポイントのため、非常に価値が高いといえます。
オフィスへの移動時間の削減
たとえ、交通機関で通勤する必要がないとしても、オフィスへの出勤には5分から10分の移動時間が必要となります。
移動時間は立派なスキマ時間なので、テレワークではその時間をより生産性の高い業務や家事に回すことができます。
家事・子育て・介護中の仕事との両立
オフィス勤務は就業場所が固定されているため、融通が利かず事情で欠勤しなければならない場合がありますが、
テレワークでは就業場所が決まっておらず、好きな時間と場所で働けるので、ワークライフバランス（仕事とプライベートの両立）をより高くすることができます。
【従業員】テレワークをする3つのデメリット
仕事のON/OFFの切り替えが難しい
テレワークでは就業場所が流動的であるため、「仕事と生活の拠点がどちらも家」だとメリハリがつかないリスクがあります。
家族と過ごすことが多いリビング・ダイニングで業務を行うと、仕事とは無関係な雑音で集中しづらく、業務効率を下げるリスクもあるのです。
1人作業に集中できる書斎やワンルームがあればいいですが、ない場合は工夫が必要な場合があります。
作業環境を整える必要性
自宅やカフェを利用してテレワークをする場合は、セキュリティやデスクの購入など不可欠な出費が一定額必要なため、一時的な出費が発生する場合があります。
企業が助成金を出してくれる場合もありますが、雇用形態が定まっていないと全額自費となる可能性もあります。
長時間労働のリスク
会社や職種によっては、テレワーク中の勤務時間を自由に設定できる場合があります。
その場合、勤務時間を自由に決めることができるため、ダラダラと仕事を進めてしまうリスクがあります。
このようなリスクを予防するためには、毎日の仕事リズムを一定にする、最大でも8時間までしか働かないなどのように、工夫をしてみましょう。
企業にとってのテレワークをするメリット・デメリット
テレワークを導入する際は、企業にもリスクがある場合があります。
ここでは、企業がテレワークを導入するメリット・デメリットをご紹介します。
【企業】テレワークをする3つのメリット
人材不足の解消
会社や職業にもよりますが、テレワークでは仕事時間の融通が利く場合が多く、柔軟に仕事時間を決めることができるので、介護や保育などの家庭内事情による離職率や採用コストの低下を期待することができます。
オフィスや交通費のコストの削減
テレワークでは通勤が不要なので、交通費やオフィス内の備品費も節約し、浮いた分でほかの用途に使えます。
「オフィス不在」でも働けるのがテレワークの醍醐味なので、諸経費がかからないのは大きな魅力です。
災害時や緊急時の対応が柔軟に
地震や火災などの緊急事態時に全社員がオフィス勤務の場合は、緊急事態への対応に時間がかかりますが、一部でもテレワーク社員がいると業務が遅れずに事業が継続できるので、柔軟な対処ができます。
【企業】テレワークをする3つのデメリット
生産性が下がるリスク
従業員のON/OFFのスイッチの切り替えが難しくなりがちなので、生産性の低下は企業の収益に直結します。
従業員のモチベーションが低下しないよう、何らかの工夫が必要な場合があります。
情報漏洩のリスク
テレワークにおいて最も注意しなければならないのが、情報漏洩のリスクです。
社外秘情報のIDやパスワードや暗証番号のメモを落としたり、流出してしまうと、営業停止や社会的信用の低下などの事態が起こる可能性があります。
テレワークを導入する場合には、セキュリティシステムの導入や管理システムを見直しましょう。
コミュニケーションロス
テレワークは同僚や上司との会話が減少するので、コミュニケーション不足となる場合があります。
テレワークを行う企業の中には「コミュニケーションロスにより業務が思うように進まない」と否定的な声もあります。
企業は、社員がコミュニケーションロスとならないように、定期的にミーティングを設け、コミュニケーションを促すなどの対応が必要な場合もあります。
テレワークをする社会的なメリット・デメリット
テレワークを行うと、社会的なメリットや課題も多くあります。
ここからは社会的な視点から、テレワークの実態をご紹介します。
【社会的】テレワークをする2つのメリット
雇用の創出
少子高齢化が加速する現代では、スキルがあれば、勤務地や年齢に関係なく働けるテレワークは有効な雇用対策となります。
また、出産や介護などにより離職するといった場合にも、時間や場所が自由なテレワークは有用と考えられます。
電力消費量の削減
テレワークは仕事場所を自由に選べるため、オフィスの光熱費などの電力を削減することができると考えられます。
環境にも優しい働き方が、テレワークなのです。
【社会的】テレワークをする2つのデメリット
残業や長時間労働の増加
労働時間が自由であるが故に起こってしまうのが、長時間労働や残業量の増加です。
近年では「過労死」という言葉もありますが、「働きすぎて亡くなってしまうリスク」もあります。
残業や長時間労働の増加を防ぐために、企業や国が主体となり、対策を進める必要があります。
サイバー攻撃のリスク
テレワークの浸透により、サイバー攻撃が増加しています。
2021年のデータによると、コロナ前と比較し、16万件も増加しているといわれています。
テレワーク対象者のセキュリティ対策はより重要となるでしょう。
テレワークのデメリットへの対策とは？
ここまでで述べたように、テレワークの導入にはリスクがある場合もあります。
では、そのようなリスクを回避するにはどうすればよいのでしょうか。
ここでは、従業員・企業ともにやっておくべきテレワークのデメリットへの対策方法について解説します。
ITツールを活用した勤怠・労務管理の徹底
まず必要となるのが「勤怠管理・労務管理」です。
今では、パソコンだけでなく、スマホやタブレットからもアクセス可能なビジネスアプリやツールが揃っています。
例えば、勤怠管理には、従業員の勤務状況が分かるタイムカードや業務内容が分かる報告書の代わりに、ジョブカンやSlack、chatworkが利用されるケースが見られます。
どちらもスマホでのアプリやブラウザからもアクセスできるので、初めてでも安心して使えます。
サイバーセキュリティ対策の徹底
情報漏洩のリスクを避けるため、社員専用情報を管理する業務連絡用アプリを利用し、連絡を取り合ったり、テレワーク導入説明会を開催し情報漏洩への意識強化を行うと、よりトラブルになるリスクが回避できます。
web会議やチャットツールでの定期的なコミュニケーション
世界的大企業のSONYや楽天は、定期的な懇親会や報告会議を行い、社員の業務効率化を図っています。
定期的にコミュニケーションを取り合う機会を提供することにより、リラックス効果やメリハリがつき、より仕事に集中できます。
オンラインでコミュニケーションを取り合うことができるツールには、ZoomやV-CUBEなどのweb会議サービスがあるので、積極的に利用していきましょう。
作業環境の向上の福利厚生化
福利厚生とは、「企業側が従業員に贈る非金銭的な報酬」を指します。
具体的には通勤手当、育児休暇、介護休暇などが該当します。
テレワークにより削減される交通費、オフィス内の備品、光熱費の代わりとして、従業員に環境整備や食事代を支給することにより、業務の生産性向上にもつながることが考えられます。
まとめ
今回はテレワークによるメリットやデメリットに関して、ご紹介しました。
テレワークはうまく利用することができれば、企業と社員のどちらもが恩恵を受けることができますが、目的や導入方法を誤ってしまうと、生産性の低下や機密情報の流出といった重大なリスクもはらんでいます。
テレワークを導入する際は、すでにテレワークにより恩恵を受けている企業を参考にして、自社にあった形で対応することが重要です。
コロナにより生まれた新しい働き方の恩恵を最大限受けられるよう、積極的に情報を収集してみましょう！