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初めてのテレワーク導入方法を解説!ツールの選定から助成金の申請までご紹介!

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初めてのテレワーク導入方法を解説!ツールの選定から助成金の申請までご紹介!

2019年からのコロナ禍で知名度と普及率が高まったテレワークですが、政府が掲げる7割推奨にはまだまだ遠く及ばない結果となっています。

いち早くテレワークを取り入れ収益が増えた企業も中にはありますが、実際は全体の1/4程度(25%)しかテレワークを導入していないのです。

企業がテレワークを導入する際のメリットや注意点を知っておかないと、後で痛い目に遭ってしまいます。

そこで今回は、企業が行うべきテレワークの導入方法やメリット・デメリット、そして助成金の申請まで、コストなどの経済面からも詳しく解説していきます。

テレワークを導入する効果とは?

テレワークを導入する効果とは?

どのようなメリットや効果があるか分からない方も多いと思うので、まずはテレワークの主なメリットを解説します。

生産性の向上

テレワークだとオフィスへの通勤が原則不要になるので、長時間労働や満員電車でのストレスを大幅に軽減し心地よく業務を始めることが出来ます。

業務はカフェやホテルなど好きなスペースで行えるので、より高いパフォーマンスが発揮できる効果があります。

総務省の480社を対象にした『令和元年通信利用動向調査』では「テレワークを導入して非常に効果があった」、「ある程度効果があった」と答えた企業は全体の87.2%と、9割に相当する高い数字を記録しています。

副業や育児との両立など労働力の確保につながる

テレワークでは自宅の作業の場合、子供の送迎や親の介護の世話ができるので、離職率を大幅に下げることができます。

テレワークへ向けた環境整備を行うと、これまでと遜色ない高い生産性と労働力の確保が可能なのです。

オフィス賃料や交通費などコストの削減

賃料や交通費はもちろん、業務デスクやオフィスチェアの備品オフィスの光熱費もテレワークでは不要なので、大幅なコスト削減が実現できます。

また、削減したコストを活用することで、テレワーク用の環境整備や業務連絡の活性化につなげられます。

コミュニケーションの電子化により紙ベースの資料も大幅に減少するので、インクコストや紙購入費の見直す作業もコスト削減につながります。

災害時や緊急時に柔軟な対応が可能

たとえ「従業員がオフィスにいない」状況でも、業務内で問題が起きれば、それらは全て業務災害に該当します。

多くの従業員を抱える大企業やワークスペースが広いオフィスでは、緊急事態での対応に困惑し時間がかかりますが、テレワークは原則電子化なので、LINEやチャットワークなどのビジネスツールだと、より柔軟に対応することができます。

テレワークの課題や問題点とは?

テレワークの課題や問題点とは?

一見テレワークは理想の働き方に思えますが、未だにテレワークを導入していない企業が多くないのも現実です。

ここからはテレワークを導入するデメリットや注意点をご紹介します。

仕事面での課題

テレワークが難しい職種がある

突然ですが「エッセンシャルワーカー」という言葉をご存じでしょうか。

エッセンシャルワーカーとは生活する上で「Essential(不可欠な存在)」を意味し、コンビニ、郵便局、銀行、物流会社(ヤマト運輸、佐川急便、Amazonなど)が当てはまります。

彼らは毎日対面で稼働しないと生活に支障をきたしてしまうので、テレワークが難しいのです。

逆にテレワークだとミスを誘発してしまい、最悪は顧客との関係悪化や信頼関係の劣化に繋がる場合があります。

労働管理や人事評価が難しい

通常のオフィス勤務では平日の出席確認をタイムカードで管理するため、従業員の勤怠管理ができています。

しかし突然平日の5日間をテレワークにはできず、労働管理法や勤怠管理を見直さなければならないため、どうしても企業では難航してしまうのです。

更にほとんどの企業では週1・2日のテレワークを行う場合が多いのが現実です。

当たり前が突然できなくなるのはとても混乱しますが、ビジネスツールを上手に利用できるようになるとオフィス勤務と遜色ない業務ができるようになります。

コミュニケーションが滞る

テレワークでは同僚や上司との会話が劇的に減るので、コミュニケーションロスで孤独感が強くなってしまいます

実際にテレワークを行う方でも「コミュニケーションが減って孤独感が強い」、「自分は1人なんじゃないか」などのネガティブなものが多くあります。

テレワークは個人作業と思われがちですが、WEB会議ツールで懇親会や定例会議を行うと、リフレッシュでき業務効率もアップします。

外部企業との商談機会の減少

営業職やコンサルティング、そして外資系企業にいる方がよく遭遇する現象です。

現場で聞く生の声とweb会議での声は同じようで異なりますし、会食や商談の減少は知名度や年収に直結します。

テレワークの普及と不要不急の外出が叫ばれていますが、どうしても必要な機会の場合はタイミングをずらして行うとよいでしょう。

メンバーの進歩状況の把握が難しい

オフィスでは部長や課長に企画の進行状況や成果を報告できますが、テレワークだと原則メール報告になるため確認のタイミングがずれてしまうので、報告のハードルが一気に上がります。

この時間なら報告しても問題ない」というような、従業員のスケジュールを常に把握できると問題はありません。

セキュリティ面での問題

自宅や外部ネットワークからサイバー攻撃にあうリスク

テレワークではプライバシーの保護がとても重要な課題です。

オフィスではパスワード・ID・暗証番号が外部に漏れないよう管理しますが、テレワークのような個人作業で不慣れな環境だと、操作を誤り最悪は社外秘情報やセキュリティシステムがハッカーに攻撃される危険性があります。

パソコンを紛失するリスク

オフィスでは業務用のパソコンを社外に持ち出すことはありませんが、テレワークでは持ち運べるノートパソコンの場合が少なくありません

かばんやケースに入れていたとしても、それらごと置き忘れてしまうリスクがあります。

ノートパソコンはどこでもいつでも作業可能で確かに便利ですが、持ち運べるからこそ気を付けたい点でもあります。

第三者による不正アクセスのリスク

テレワークで最も注意するべき点が情報漏洩のリスクです。

もしパスワードを書いたメモをパソコンに貼っておいて、本体をどこかに置き忘れたらどうなるでしょうか。

社外秘情報が第三者やハッカーに知られると、現代では光速の速さでトラブルが多発してしまうのです。

ノートパソコンの見える所に「帰るときに必ず確認する」など注意書きを貼ると、トラブルは避けられるでしょう。

コスト面での課題

各従業員が作業環境を準備するコスト

テレワーク特有の作業環境を整えるには、一定の資金が必要です。

オフィス側がテレワーク環境整備費用を負担するなら問題ないですが、助成金がなければ自腹になってしまいます。

ITツールの購入費用

今ではスマホで完結するビジネスツールが星の数ほどありますが、中には高性能で高額なツールもあります。

マイクやカメラなどの音声トラブルを避けるためのツールは、パソコンやスマホでは限界があります。

個人で自腹を切るか、あるいは企業からの助成金が出るかで大きく分かれるでしょう。

テレワークの導入方法

テレワークの導入方法

これまでテレワークのメリット・デメリットを紹介しましたが、ここからは企業がテレワークを導入する際にどのような段階があるのか、フェーズごとに解説していきます。

STEP1:テレワーク導入目的の策定

まずは社内にテレワークの導入目的を明確化させる必要があります。

目的が定まらないままテレワークを導入すると、従業員には業務効率が下がり逆効果になるリスクもあります。

課題解決への目的を洗い出し、従業員に「どうすればノルマを達成できるか」を問いかけましょう。

STEP2:テレワーク対象者の決定

対象者を決める際に重要なのは、テレワークの導入で最大の恩恵を受ける社員を最優先に考慮することです。

育児や介護の欠勤が多い社員ならば、テレワークでより業務に活力が生まれモチベーションアップにもなります。

導入目的によって対象社員は異なるので、中途採用や研修社員などは一旦対象者からは外すのも有効です。

STEP3:現状の把握

テレワークには在宅勤務モバイルワークサテライトオフィス勤務といった3種類の業務形態があります。

オフィスでの職種や働き方によって変わりますが、どの形態が一番適しているかを検討するのも重要です。

週のうち3日は在宅勤務、移動は原則モバイルワークと形態を組み合わせると、個人に適した勤務状態になります。

STEP4:導入計画の策定

適した業務形態は個人差があるので、全従業員がテレワークを行うのは無理があります。

通勤が難しい場合はサテライトオフィス専用レンタルスペースを利用すると、オフィス内の密は避けられます。

従業員の雇用形態によってはテレワーク導入が不可能な場合もあるので、綿密な打ち合わせを行いましょう。

STEP5:必要なITツールの導入

テレワーク業務ツールは、主にweb会議チャット、勤怠管理、グループウェアの4つに分類されます。

円滑に作業できるツールが揃っているので、使いこなせるようになるとオフィスと遜色ない作業効率になります。

まずは、業務内容とITツールの親和性コミュケーションロスへの懸念を考慮し、対象業務を選定しましょう。

STEP6:社内への共有

テレワーク導入の前に、従業員向けの説明会や研修会を開催し理解度を高めましょう。

対象社員に限らず、周囲が導入目的をしっかりと理解する必要があります。

周りの理解が無ければ「サボっている」「だらしない」など、当人への誤解を招くリスクがあるので、何のためにテレワークを導入し、どのような効果をあげるのかを伝えましょう。

STEP7:テレワークの開始

事前準備が完了したらトライアルとしてテレワークを行いましょう。

最初はうまく稼働できずトラブルになりがちですが、解決するようサポート体制を立てるのも大切です。

連絡を取り合いながらも綿密な調整が必要なので、定着するまで試行錯誤しましょう。

STEP8:評価と改善

テレワークで結果が出れば、社員の定着率や満足度を確認するフィードバックを行いましょう。

テレワーク対象者へのヒアリングを実施し不明点や課題点を洗い出すと、より洗練された業務へと繋がります。

テレワークの導入事例

テレワークの導入事例

コロナが生んだテレワークで右往左往している企業もある一方で、コロナ以前からテレワークの導入を積極的に行い、実績を上げた会社がいくつもあります。

ここからはその一部をご紹介します。

日本航空株式会社の成功事例

航空業界大手の日本航空は、「ワーケーション」(「work:働く」と「vacation:休暇」を組み合わせた造語)と呼ばれる体制をいち早く取り入れ、生産性が20%向上しました。

NTTドコモの成功事例

1992年の分業当初から「ダイバーシティ経営」を推進してきたドコモは、セキュリティシステムやチャットツール、WEB会議アプリや専用ツールなどを導入し、テレワークに対応しています。

システージ株式会社の成功事例

福岡や北九州市に本部を置くシステージ株式会社は、多くの企業にIT関連の幅広いサービスを提供することで信頼を得ており、コロナ禍でも黒字経営が続いています。

テレワークを導入する際に必要なITツール

テレワークを導入する際に必要なITツール

成功事例で分かった方もいると思いますが、テレワークを効率化するためのITツールの整備は重要なポイントになります。

勤怠管理や業務報告、資料作成など多岐に渡りますが、テレワーク向けのITツールをご紹介していきます。

Web会議ツール

Zoomミーティング

テレワークを導入する際に必要なWeb会議ツール|Zoomミーティング

Zoomはテレビや現場でもみかける最も支持されている会議ツールです。

原則無料で利用可能ですが、利用時間は40分と限定される場合もあります。

また、音ラグが発生するケースもちらほら報告されているので、慣れるのに時間がかかるかもしれません。

Google Meet

テレワークを導入する際に必要なWeb会議ツール|Google Meet

Googleが提供するビデオ会議ツールです。

Googleアカウントさえ持っていれば、原則無料で利用することが可能です。

主催者が会議専用URLを発行し、参加者に共有することで画面共有が行うことができます。

高品質な画像とクリアな音声が特徴です。

Whereby

テレワークを導入する際に必要なWeb会議ツール|Whereby

アプリを持っていなくても、ブラウザで会議が行えるのが最大の特徴です。

会議に限らず、講座やカウンセリング、ビデオ通話など多種多様な用途があります。

4名までなら時間無制限で無料プランproプラン(月5.99$)は主に個人事業主向けのプランで、12名まで利用することができます。法人や中小企業向け(月59.99$)のBusinessプランでは50人まで利用できます。

なお、有料プランはどちらもYouTubeやGoogleドライブなどの外部サービスとの連携が可能です。

V-CUBEミーティング

テレワークを導入する際に必要なWeb会議ツール|V-CUBEミーティング

最新技術によるクリアで滑らかな映像での会議や、インターネット環境があればどこからでも接続でき、資料や画面の共有も可能です。

またクラウドなのでインストールする必要はなく、アカウントを作成後月額11,000円から利用できます。

ビジネスチャットツール

Chatwork

テレワークを導入する際に必要なビジネスチャットツール|Chatwork

仕事版LINE」としては業界No.1のチャットアプリです。

大事な連絡事項を保存でき絵文字1つで返信できるので、業務連絡にぴったりです。

無料プランでは登録ユーザーに限度がありますが、スタンダードプランは月500円で登録ユーザー無制限で一部のオプション機能付き、エンタープライズプランは月800円で登録ユーザー無制限で全サービスが利用できます。

Slack

テレワークを導入する際に必要なビジネスチャットツール|Slack

業務連絡はもちろん仕事内容やタスクの表示ができ、さらに外部サービスとの連携で通知を一斉管理できます。

プランはフリー、プロ、ビジネスプラス、エンタープライズの4種類で、プロは月額850円、ビジネスプラスは1,600円です。エンタープライズプランの料金は非公表なので、企業への問い合わせが必要です。

LINE WORKS

テレワークを導入する際に必要なビジネスチャットツール|LINE WORKS

アプリやブラウザからでも対応可能で、トークやカレンダー、アンケート、掲示板などが利用できます。

セキュリティシステムが管理されているので、第三者に情報漏洩のリスクもありません。

フリー、ライト、ベーシック、プレミアムの4プランで、ライトから順に月額360円、ベーシック600円、プレミアム1200円で利用できます。

Microsoft Teams

テレワークを導入する際に必要なビジネスチャットツール|Microsoft Teams

オンライン会議やチャットが利用でき、有料プランになると使えるサービスが増えます。

フリー、Business Basic, Business Standardの3プランで、有料プランはそれぞれ月額540円と1360円で利用できます。

勤怠管理ツール

ジョブカン

テレワークを導入する際に必要な勤怠管理ツール|ジョブカン

業界No.1と評されるアプリです。

ICカードやLINEから出勤/欠勤のチェック、今日の体調や日報まで報告できます。

30日間の無料トライアルは機能制限があり、有料プランの利用は月額200円~500円になります。

金額が上がれば利用できる機能も1つずつ増えるので、様々な機能を試していくといいでしょう。

Team Sprit

テレワークを導入する際に必要な勤怠管理ツール|Team Sprit

世界930社・130万人が利用する実績豊富なツールで、社外でも早退や退勤を報告できます。

経費集計、グラフの分析、工数管理など幅広いサービスが利用できます。

従業員・人事担当者・リーダーで使用料金が変動するので、注意してください。

従業員は1人毎に600円~900円、人事担当者は900円、リーダーは6000円となっています。

最高額プランは企業のホームページよりお問い合わせください。

jinjer勤怠

テレワークを導入する際に必要な勤怠管理ツール|jinjer勤怠

出勤退勤・早退・病欠を一斉打刻できるツールです。

アカウント作成後に公式ホームページで使い方を学べるので、詳しい情報はそちらでご確認ください。

IEYASU

テレワークを導入する際に必要な勤怠管理ツール|IEYASU

労働人事業者と提携して造られたIEYASUは、原則無料で利用できます。

勤怠状況のグラフ表示や残業時間のレポートをリアルタイムで閲覧できるので、現状を把握し分析できます。

グループウェアツール

グループウェアとは、組織内の情報共有やコミュニケーションを実現し業務効率を上げるツールの総称を指します。

サイボウズoffice

テレワークを導入する際に必要なグループウェアツール|サイボウズoffice

従業員が500人以上の中小企業向けツールです。

全従業員の予定共有タスク管理テレビ電話業務ファイル管理もできます。

登録ユーザーが10人増えるごとに課金がされるシステムで、スタンダードプレミアムから選べます。

スタンダードプランの最安価格は年額63,000円から、プレミアムプランは年額82,800円から使用できます。

Googleカレンダー

テレワークを導入する際に必要なグループウェアツール|Googleカレンダー

アカウントとアプリだけでスケジュール管理や業務連絡、全員にメッセージを一斉送信する機能まで利用できます。

Googleサービスは基本無料で行えるので、初心者にもお勧めです。

desknet's NEO(デスクネッツネオ)

テレワークを導入する際に必要なグループウェアツール|desknet's NEO(デスクネッツネオ)

脱Excel」と「ペーパーレス」が原則で中小企業から官公庁などの国家機関まで使用できます。

スケジュール管理や業務連絡はもちろん、文書管理電子会議、さらにアンケートまでできる多機能アプリです。

料金体系は1ユーザー登録から有料で、最安でも月額440円です。

さらに経費計算などの拡張機能を利用すると、プラスαの課金があります。

J-MOTTO グループウェア

テレワークを導入する際に必要なグループウェアツール|J-MOTTO グループウェア

スケジュール管理や業務連絡からワークフロー申請/承認まで行え、基本料金の月額165円から行えます。

まずは無料トライアル期間の3か月で、使いやすさを確認しましょう。

テレワーク導入に適応する補助金や助成金

テレワーク導入に適応する補助金や助成金

環境整備は個人でできますが、実際テレワークを行う際は予想以上の費用が掛かります。

会社の状況によっては、国からの補助金や助成金が支給されるケースもあります。

最後に、国からの支援制度をご紹介します。

働き方改革促進支援助成金

厚生労働省による中小企業への費用の一部を助成する制度です。

成果目標の達成状況によって助成金が変動し、達成の場合は3/4未達成の場合は1/2が支給されます。

個人への支給限度額も変わり、達成すると300万円未達成でも200万円が支給されます。

IT導入補助金

経済産業省が行う中小企業向けの制度です。

1/2の経費を助成し、テレワーク導入を目的とした「特別枠」になると実際の3/4、最大450万円が支給されます。

テレワーク定着促進助成金

東京都内に本社や事務所がある中小企業が対象の助成金で、コロナウイルス感染防止やテレワーク導入のサポートを目的としています。

パソコンやタブレットの支給やセキュリティシステムなど、経費のうち最大250万円までの補助が受けられます

まとめ

テレワークはあくまで選択肢にすぎず、実現するには相応のリスクが待っています。

特に企業が導入する際は上記の他にも様々な弊害があるので、注意が必要です。

新しい風潮を受け入れるには時間がかかりますが、慣れれば新たな武器になり恩恵を授かることもできます。

コロナがくれたテレワークを活用して、新たな一歩を踏み出しませんか?

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